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嘉兴市机构编制委员会办公室公文处理规定

发布日期:2012-12-03 17:23 信息来源:嘉兴市编委办 浏览次数:

  

嘉编办发[2012]1号

 

  为适应市机构编制委员会办公室(以下简称市编委办)工作需要,进一步提高公文处理工作水平,实现公文处理工作的科学化、制度化、规范化,根据《党政机关公文处理条例》(中办发〔2012〕14号)精神,结合本办实际,制定本规定。

  一、公文种类

  主要包括:决定、公告、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要。

  其中,“意见”适用于对重要问题提出见解和处理办法。既可作上行文,也可作下行文或平行文使用。作为上行文,按请示性公文的程序和要求办理。作为下行文,文中明确要求贯彻执行的,下级机关应遵照执行;无明确要求的,下级机关可参照执行。作为平行文,提出的意见供对方参考。

  “通知”适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。“报告”适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。   “请示”适用于向上级机关请求指示、批准。

  “批复”适用于答复下级机关的请示事项。

  “函”适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。
  “纪要”适用于记载会议主要情况和议定事项。
  二、公文分类

  (一)市编委“嘉编”字号文件,主要用于市编委向省编委或省编委办报告、请示重要工作,发布重要政策、规定,部署重要工作,批复市级有关部门、市直有关单位和各县(市、区)编委的请示。

  (二)市编委办“嘉编办”字号文件,主要用于本办向省编委办和市委、市政府、市编委报告、请示工作,批复属本办职责范围的市级有关部门、市直有关单位和各县(市、区)机构编制部门的请示,本办机关、直属单位范围内的干部任免事项。(三)市编委办“嘉编办发”字号文件,主要用于本办发布、传达贯彻省编委办和市委、市政府、市编委的决定、指示和政策规定,部署重要工作,转发上级机关和不相隶属机关的文件,通知重要事项,一般事务性工作安排等。

  (四)市编委办“嘉编办函”字号文件,主要用于本办与市级有关部门、市直有关单位和县(市、区)机构编制部门之间以及不相隶属单位之间商洽工作,询问和批复、答复的一般事项,向无隶属关系的有关主管部门请示批准事项。

  (五)市编委办“嘉编办明电”字号文件,主要用于本办发布紧急公文和会议通知等。

  (六)市编委办密码电报发电字号,由市委机要局(密码管理局)统一编排。 (七)市编委办主任会议纪要、主任办公会议纪要、专题会议纪要以及与有关部门联合召开的会议纪要,只编“年份”和“序号”,不编“机关代字”。   三、公文格式

  (一)公文一般由份号、秘级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

  (二)涉秘公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限,并标注份号。

  (三)紧急公文应当根据紧急程度分别标注“特急”“加急”,电报应当分别标注“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。

  (四)发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。

  (五)发文字号应当由发文机关代字、年份和发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。

  (六)上行文应当注明签发人姓名。其中,“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话。

  当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应尽可能采取调整行距、字距的措施解决,务使印章与正文同处一面。尽量避免标识“此页无正文”。

  (七)附件应置于主件之后,与主件装订在一起,并在正文之后注明附件的顺序号和名称。

  (八)成文日期以办领导签发的日期为准,联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。

  (九)公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。

  (十)公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

  四、行文规则

  (一)行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

  (二)办机关处室、单位不得对外正式行文。如与相应的其他机关进行工作联系确需行文的,只能以信函的形式行文。

  (三)各处室、单位起草的公文,在送综合处核稿前,必须经处室、单位主要负责人审核把关,并签署意见。如公文内容涉及相关处室、单位的,主办处室要主动征求相关处室、单位的意见,相关处室、单位要积极配合,取得一致意见并经相关处室、单位主要负责人签署意见后,再送综合处核稿。

  (四)本办主办的联合行文,一般先由办领导签署意见后,再送会办单位依次会签。会签一般不使用复印件。

  (五)其他主办单位送本办会签的文件,相关处室、单位应预留办领导研究、决定的时间。如因特殊情况不能按期回复,可主动与主办单位协商或者通过综合处与主办单位协商。除特殊情况外,会签文件送办领导审签前须经综合处核稿。

  五、发文处理

  发文处理包括拟稿、核稿、签发、登记、印制、校对、盖章、装订、封发、归档等环节。

  (一)拟稿。要做到“6个准确”:即行文关系准确,公文格式准确,密级标定准确,引文内容准确,使用语辞准确,标点符号准确。拟稿需填写办统一印制的发文拟稿单,采用规范格式的打印件。文件拟稿人和处室、单位主要负责人的意见,分别填写在相应意见栏内。

  (二)核稿。由综合处负责。制发文件时,处室、单位拟稿后必须先送综合处核稿。除内容简明单一的一般文稿外,送综合处审核文稿应附送有关政策依据、起草过程、相关单位意见或历史上处理的惯例等有关情况说明。

  (三)签发。市编委名义制发的文件,由市编委办主任审签后,送市编委领导签发;市编委办名义制发的文件,由综合处审核后送市编委办主任签发。

  (四)登记。签发后的文件,送综合处确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

  (五)印制。文件的缮印、校对、装订,一般由拟稿处室、单位负责。印数较大的普发文件,也可委托印刷厂印刷。涉密公文应当在符合保密要求的场所印制。

  (六)盖章。制发的各类公文,除会议纪要和以电报形式发出的,必须加盖印章。

  (七)封发。制发的文件由承办处室、单位负责封发,送收发室邮寄。送市编委成员的文件,由综合处确定交送。机密文件的封发,按规定执行。

  凡主送市委、市政府及其办公室的公文,必须按要求在报送纸质公文的同时,报送电子公文。

  (八)归档。印制的正式文件必须归档。由承办处室、单位将原稿(特别是领导批改过的原稿)和印制的正式文件一式五份一并送档案室存档。

  六、来文处理

  来文处理包括收文、登记、注办、阅办、归档等程序。

  (一)收文。外来的文件(包括市委、市政府办公室印发的纸质文件和网上传送的电子文件),由收发人员统一签收;机要件等涉密公文由专人签收领取。签收时应及时拆封,仔细核对,发现错误,即予退回。

  (二)登记。凡外来公文均应就公文的特征和办理情况进行登记、编号。登记应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收发文日期及办理情况逐项记录。涉密公文由专人进行登记。

  (三)注办。收文登记后,送综合处主要负责人注办。

  (四)阅办。收文经综合处主要负责人注办后,由综合处工作人员按注办意见,将文件分送办领导阅批并及时送有关处室、单位阅办。市领导批示件必须及时办理完毕;确因情况复杂难以办结的,要及时说明理由和办理的进展情况;对市级有关部门、市直有关单位和县(市、区)机构编制部门的请示报告、上级领导机关指办的文件以及办领导批办的文件,各处室、单位应将办理结果及时告知综合处,综合处视情及时催办、督办。  (五)归档。来文阅办完结后,按有关规定归档。


 
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