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嘉兴市机构编制委员会办公室档案管理规定

发布日期:2012-12-06 11:10 信息来源:嘉兴市编委办 浏览次数:

嘉编办发[2012]5号

 

 

  为切实加强办机关和直属单位档案的科学、规范管理,有效地保护和利用档案,不断提高档案管理水平,根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》和《浙江省省级单位档案工作业务建设规范》和我市有关规定,结合本办实际,制定本规定。

  本规定所称的档案,是指市编委办在各项工作中直接形成的有保存价值的各种文字、图表和音像等不同形式的历史记录。档案管理工作包括档案的收集、整理、保管、利用、统计、移交、鉴定、销毁等。

  事业单位登记档案管理按市编委办、市档案局印发的《嘉兴市事业单位登记档案管理暂行办法》(嘉编办〔2003〕2号)执行。

  一、档案管理体制

  (一)市编委办的档案管理工作接受市级档案行政管理部门的依法监督、检查和业务指导。

  (二)市编委办的档案管理工作实行分别收集整理、集中保存管理,各处室、单位形成各种门类和各种载体档案交档案室统一管理。

  (三)市编委办综合处是档案管理工作的主管处室,其主要职责是:

  1.贯彻执行国家档案工作的法律、法规和规章制度,负责制定市编委办档案管理工作制度;

  2.负责统一管理市编委办的档案,并积极利用档案为各室、单位服务;

  3.负责档案的安全保管,并按照有关规定向市档案馆移交档案;

  4.对各室、单位档案的收集、整理和归档工作进行指导。

  (四)各处室、单位负责本专业档案的日常收集、整理工作,并按规定定期向档案室统一移交相关档案。

  (五)档案工作人员应忠于职守、遵守纪律,具备档案专业知识,熟悉市编委办业务,积极参加档案专业培训。

  二、文件材料的收集、归档

  (一)文件材料收集归档职责

  文件材料应由各处室、单位按要求进行收集和初级整理,在此基础上由档案管理人员加工整理和保管。

  各处室、单位在档案收集和整理的过程中应严格执行《嘉兴市机构编制委员会办公室文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》(嘉编办发[2012]6号,以下简称《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》)。

  (二)归档文件材料要求

  1.归档的文件材料其正本、底稿、领导签批意见、修改、审核、征求意见以及附件都必须齐全、完整;

  2.拟制、修改和签批公文书写所用纸张及字迹材料必须符合归档要求,不得用铅笔、圆珠笔、纯蓝和红墨水书写,以确保字迹的耐久性,印件及定稿应分别标记页码;

  3.除特殊情况外,尽量不用传真件和复印件归档,剔除重复件,修缮破损纸张,字迹模糊和易褪变的应作相应技术处理,并严格保持其原貌;

  4.照片、影像、磁带、光盘、实物等向档案室归档移交时,应附文字说明,注明时间、地点、人物、事件等相关内容;

  5.批量接收整理完毕的专门档案应有完整的移交目录。

  三、档案的整理、保管和利用

  (一)档案的整理原则和方法

  档案应按照其内容和载体的不同进行分类,一般按照年度——保管期限——机构(或问题)分类。特殊门类归档,按照国家有关部门相应的档案管理办法执行。分类应当前后保持一致,具有稳定性。

  (二)档案的保管期限

  文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。永久保管和定期保管的档案范围执行《文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。

  (三)档案资料统计制度

  档案室应建立健全档案资料统计制度,对档案的收进、移出、库存、利用、销毁等情况进行登记统计。

  (四)档案借阅管理制度

  各处、直属各单位应严格档案借阅管理制度。严格办理借阅登记手续,主动填报利用目的和效果。

  档案借阅时限为3天,借阅人应按时归还。

  借阅的档案尽可能随借随看随印随还,不得带出单位,不得擅自复印、涂改和转借,确因工作需要,应做好文件复印登记工作。

  (五)档案安全管理和保密要求

  档案室属于机要部位,应当坚固,并具备防盗、防光、防高温、防火、防潮、防尘、防鼠、防虫等设施,防止失窃失密现象发生。

  不得传播档案中的机密内容及有关干部评价、个人隐私、检举揭发等不宜公开的材料。

  查阅主任会议记录,须经综合处主要负责人批准。外单位查阅档案,须持介绍信,经综合处主要负责人批准后方可查阅,查阅仅限利用部分。

  严格遵守保密规则,机密以上级别的公文一般不予复印,确因工作需要,须按保密规定办理审批手续后方可复印,并做好登记编号和签收工作。

  四、档案的移交、鉴定和销毁

  (一)对已到保管期限的档案应再次鉴定其是否具备保存价值,仍具备保存价值的档案应延期,无保存价值的档案可以进行销毁。

  (二)无保存价值的档案销毁时,应按有关规定写出档案销毁报告,说明销毁理由、原保管期限、数量和简要内容,连同编写的销毁清册一起,送办领导审核,经领导批准后方可销毁,并在原归档目录上注销。在销毁档案时,应当指定两人任监销,并由监销人员在销毁清册上签字。

  (三)应当永久保存的档案在本办档案室保存20年以上后,按有关规定,连同归档目录和有关的检索工具、参考资料一并向市档案馆移交。

  


 
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